Jak uporządkować dane produktowe w Base? Operacje masowe i funkcje zaawansowane

W nowoczesnym e-commerce to już nie liczba produktów stanowi wyzwanie, ale zarządzanie danymi produktowymi tak, aby miały sens i realnie pracowały na sprzedaż. Rosnące katalogi, wiele kanałów, różne wersje opisów, tłumaczenia, zdjęcia – bez dobrego systemu PIM łatwo wpaść w chaos.

Base łączy klasyczny PIM z automatyzacjami, ERP, WMS, repricerem i systemem dostaw. To oznacza, że zarządzasz informacjami produktowymi, stanami, cenami i kanałami sprzedaży w jednym miejscu. W tym artykule pokazujemy, jak uporządkować dane produktowe w Base, korzystając z:

• operacji masowych,

• funkcji AI i tłumaczeń,

• zaawansowanych narzędzi do zdjęć, SKU, MultiEAN, plików,

• akcji automatycznych, zestawów i kanałów własnych,

• cyklicznych importów i integracji systemowych.

Operacje masowe – fundament uporządkowanych danych

Oszczędność czasu przy dużych katalogach

W rozbudowanych katalogach ręczna edycja danych nie ma sensu operacyjnego.
Operacje masowe pozwalają:

• zmienić status dostępności setek produktów jednocześnie,

• zaktualizować ceny na całych kategoriach,

• przekategoryzować wybrane grupy produktów,

• podmienić konkretny parametr we wszystkich produktach np. od jednego producenta.

To, co normalnie zajęłoby godziny lub dni, w Base można zrobić w kilka minut – bez otwierania pojedynczych kart produktowych.

Szablony operacji – powtarzalne procesy bez błędów

Operacje masowe możesz:

• konfigurować od zera,

• zapisywać jako szablony dla całego zespołu.

Co to daje?

• spójność działań – wszyscy korzystają z tych samych, przetestowanych ustawień,

• bezpieczeństwo – mniejsze ryzyko pomyłek przy konfiguracji,

• skalowalność – osoby mniej techniczne mogą wykonywać złożone operacje bez znajomości całej logiki systemu.

Biblioteka szablonów staje się z czasem Twoim wewnętrznym „toolboxem” do porządkowania danych produktowych.

Operacje masowe + automatyzacje = aktualny katalog bez klikania

Największa przewaga Base polega na tym, że operacje masowe nie muszą być uruchamiane ręcznie.
Możesz je powiązać z:

• określonym zdarzeniem (np. zmiana stanu magazynowego),

• warunkiem (np. wartość parametru, kanał, tag).

Przykłady:

• gdy stan magazynowy spada do zera – system sam zmienia status produktu na „niedostępny” lub ukrywa go z wybranych kanałów,

• gdy produkt zostaje dodany określoną metodą – automatycznie trafia do właściwej kategorii i otrzymuje komplet parametrów.

Efekt: katalog produktowy jest na bieżąco aktualny, bez konieczności ciągłego ręcznego odświeżania danych.

AI i DeepL w operacjach masowych – treści i tłumaczenia na skalę

Operacje masowe w Base są zintegrowane z:

• narzędziami AI do generowania tekstów,

• tłumaczeniami DeepL.

Możesz:

• wygenerować opisy produktów dla całej kategorii,

• automatycznie przygotować warianty opisów pod różne kanały,

• przetłumaczyć specyfikacje techniczne na wiele języków dla tysięcy produktów naraz.

W praktyce oznacza to:

• setki godzin zaoszczędzonych na ręcznym copywritingu,

• szybsze wejście na rynki zagraniczne,

• spójny styl komunikacji niezależnie od tego, ile osób pracuje na katalogu.

Zaawansowane funkcje PIM, które robią różnicę

Generowanie treści produktowych (AI)

System analizuje:

• dane techniczne,

• kategorię produktu,

• kontekst branżowy,

a następnie tworzy spójne, merytoryczne opisy, które można:

• dostosować do tonu marki,

• wykorzystać w wielu kanałach sprzedaży,

• szybko poprawić tam, gdzie potrzeba „ludzkiego dotyku”.

To idealne rozwiązanie dla firm posiadających tysiące produktów – ręczne pisanie takich treści jest praktycznie nierealne.

Automatyczne wycinanie tła zdjęć

Base umożliwia automatyczne:

• wykrywanie produktu na zdjęciu,

• usuwanie tła,

• przygotowywanie zdjęć na przezroczystym lub jednolitym tle.

Dlaczego to ważne?

• wiele platform (np. Allegro) wymaga miniaturek bez tła i może zablokować oferty ze zdjęciami niezgodnymi ze standardem,

• spójne tło na zdjęciach = profesjonalny wygląd katalogu.

Zamiast zlecać obróbkę grafik komuś z zewnątrz, robisz to z poziomu systemu PIM.

Tłumaczenia treści produktowych

Dzięki zintegrowanym tłumaczeniom:

• opisy, parametry, specyfikacje i inne treści mogą być automatycznie przekładane na wiele języków,

• tłumaczenia uwzględniają kontekst branżowy i techniczne słownictwo.

To narzędzie szczególnie ważne dla:

• marek działających międzynarodowo,

• sprzedawców na marketplace’ach zagranicznych,

• firm przygotowujących katalogi w wielu wersjach językowych.

Powiązania między produktami (Relacje)

Sekcja Relacje pozwala tworzyć:

• produkty komplementarne,

• zamienniki,

• części zamienne,

• produkty z tej samej kolekcji.

Na ten moment jest to przede wszystkim:

• warstwa informacyjna dla użytkowników Base,

• przestrzeń do testowania i zbierania feedbacku.

To funkcja z dużym potencjałem: w przyszłości może wspierać np. automatyczne rekomendacje, bundling czy cross-sell w kanałach sprzedaży. Zachęcamy użytkowników do dzielenia się opiniami i pomysłami na jej rozwój.

Automatyczne generowanie SKU

System może automatycznie tworzyć:

• unikalne, logiczne i spójne kody SKU,

• w oparciu o reguły wykorzystujące m.in. kategorię, markę, typ produktu, warianty.

Korzyści:

• odchodzisz od chaotycznych, ręcznie tworzonych SKU,

• łatwiej wystawiasz produkty na marketplace’ach, które wymagają SKU,

• utrzymujesz porządek przy dodawaniu nowych produktów.

Obsługa wielu kodów EAN (MultiEAN)

W wielu branżach ten sam produkt może mieć:

• różne EAN-y dla różnych rynków,

• inne kody dla różnych partii,

• osobne EAN-y dla opakowań zbiorczych.

Base pozwala:

• przypisać wiele EAN-ów do jednego produktu,

• obsłużyć scenariusz, w którym zeskanowanie kodu kartonu (np. 12 sztuk) automatycznie dodaje odpowiednią liczbę sztuk do zamówienia.

To rozwiązuje typowe problemy:

• niespójność między opakowaniem jednostkowym a zbiorczym,

• trudności w integracji z różnymi systemami sprzedaży.

Pola dodatkowe typu plik

Do kart produktowych możesz dołączać:

• instrukcje obsługi,

• certyfikaty jakości,

• karty charakterystyki (np. dla chemii),

• dokumenty gwarancyjne.

Co ważne, pliki:

• mogą być używane w akcjach automatycznych – np. odpowiednie dokumenty drukują się automatycznie przy pakowaniu zamówienia,

• mogą być automatycznie dołączane do maili do klientów (szczególnie ważne w B2B).

Wszystko jest scentralizowane – nie szukasz plików po dyskach, folderach i mailach.

Akcje automatyczne, zestawy, kanały własne i importy cykliczne

Rozbudowane akcje automatyczne dla produktów

Możesz budować złożone scenariusze, w których system reaguje na:

• zmianę stanu magazynowego,

• określone parametry,

• wyniki sprzedaży,

• importy danych.

Przykłady:

• gdy stan spadnie poniżej określonej wartości – zmiana statusu produktu + powiadomienie działu zakupów,

• gdy produkt ma wyjątkowo wysoką sprzedaż – automatyczna zmiana ceny/parametru/tagu,

• aktualizacja parametrów produktów na podstawie cyklicznie importowanych danych.

To realne odciążenie zespołów operacyjnych.

Masowe tworzenie zestawów produktowych (bundli)

Base umożliwia:

• definiowanie zestawów produktów (np. kompletów, bundle, multipacków),

• łatwe zarządzanie cenami, dostępnością i wariantami zestawów.

Dzięki temu:

• budujesz oferty promocyjne (np. „kup 3 w zestawie, zapłać mniej”),

• podnosisz średnią wartość koszyka,

• lepiej wykorzystujesz produkty komplementarne.

Własne kanały sprzedażowe w PIM

Możesz tworzyć w systemie własne kanały sprzedaży, np.:

• katalog produktowy na targi,

• katalog B2B w PDF,

• niestandardowy marketplace lub partnera dystrybucyjnego.

Dla każdego takiego kanału:

• tworzysz własne grupy kanałów w sekcji Informacje,

• zarządzasz tytułami, opisami, zdjęciami i parametrami tak, jak w klasycznych kanałach.

Dzięki temu PIM staje się centralnym źródłem danych nie tylko dla e-commerce, ale też offline i sprzedaży partnerskiej.

Cykliczny import danych – katalog zawsze aktualny

Importy cykliczne pozwalają:

• automatycznie pobierać i aktualizować dane z: plików CSV, API dostawców, baz producentów,

• definiować częstotliwość importu (np. co godzinę, raz dziennie, raz w tygodniu),

• ustawiać reguły walidacji i transformacji danych.

Zastosowania:

• regularna aktualizacja cen i dostępności,

• pobieranie nowych parametrów technicznych,

• synchronizacja z zewnętrznymi systemami.

Dzięki temu eliminujesz rozjazdy danych między dostawcami, magazynem a ofertami.

Base jako zintegrowany ekosystem: PIM + ERP + WMS + repricer + dostawy

Base nie jest „tylko PIM-em”.
System natywnie łączy:

• ERP – dokumenty księgowe, faktury, rozliczenia,

• WMS – stany magazynowe, lokalizacje, przyjęcia, wydania,

• repricer – automatyczne zarządzanie cenami,

• system dostaw – integracje kurierskie, etykiety, statusy przesyłek.

Co to oznacza dla danych produktowych?

• informacje o produktach przepływają między modułami,

• nie trzeba ich wprowadzać kilka razy,

• wszystkie działy (zakupy, sprzedaż, magazyn, księgowość, marketing) pracują na jednym, spójnym źródle prawdy.

Zmiana w jednym miejscu (np. w PIM) automatycznie:

• odbija się w kanałach sprzedaży,

• wpływa na procesy magazynowe,

• jest widoczna w systemach księgowych.

Taki poziom integracji sprawia, że uporządkowanie danych produktowych nie jest jednorazową akcją, ale stałym standardem pracy.

Dobrze zaprojektowany PIM nie polega na tym, żeby „mieć więcej danych”, tylko żeby mieć dane, które da się wykorzystać.
Base pomaga przejść od chaosu do systemu – od ręcznych operacji do automatyzacji, od rozproszonych plików do jednego, spójnego ekosystemu.